Γνωρίζετε πως μπορείτε να δημιουργήσετε ένα επαγγελματικό email;
Το email παραμένει ένα θεμελιώδες εργαλείο για την επαγγελματική επικοινωνία. Είτε απευθύνεστε σε συναδέλφους, είτε σε πελάτες, είτε σε πιθανούς εργοδότες, η σύνταξη ενός επαγγελματικού email είναι απαραίτητη για να αφήσετε μια θετική και μόνιμη εντύπωση.
Αυτός ο οδηγός έχει ως στόχο να σας παράσχει πολύτιμες συμβουλές και κατευθυντήριες γραμμές για το πώς να συντάξετε ένα αποτελεσματικό και επαγγελματικό email που να μεταφέρει το μήνυμά σας με σαφήνεια, συντομία και με μια νότα επαγγελματισμού.
#1. Ξεκινήστε με μια σαφή και περιεκτική γραμμή θέματος
Η γραμμή θέματος είναι το πρώτο πράγμα που βλέπουν οι παραλήπτες και θα πρέπει να συνοψίζει με ακρίβεια τον σκοπό του email σας. Μια σαφής και συνοπτική γραμμή θέματος αυξάνει την πιθανότητα να διαβαστεί αμέσως το email σας. Αποφύγετε τη χρήση ασαφών ή παραπλανητικών γραμμών θέματος και επιδιώξτε να είστε συγκεκριμένοι για να δώσετε το σωστό τόνο στο μήνυμά σας.
#2. Χρησιμοποιήστε έναν επίσημο χαιρετισμό
Ξεκινήστε το επαγγελματικό email σας με έναν επίσημο χαιρετισμό που απευθύνεται κατάλληλα στον παραλήπτη. Αν γνωρίζετε το όνομα του ατόμου, χρησιμοποιήστε το στον χαιρετισμό (π.χ. “Αγαπητέ κ. Σμιθ” ή “Γεια σου Έμιλι”). Αν δεν είστε σίγουροι για το όνομα του παραλήπτη ή αν γράφετε σε μια ομάδα, χρησιμοποιήστε έναν πιο γενικό χαιρετισμό, όπως “Αγαπητή ομάδα” ή “Σε όποιον αφορά”.
#3. Να είστε ευγενικοί και ευγενικοί
Καθ’ όλη τη διάρκεια του email σας, διατηρήστε έναν ευγενικό και ευγενικό τόνο. Χρησιμοποιήστε “παρακαλώ” και “ευχαριστώ” όπου χρειάζεται, και αποφύγετε τη χρήση γλώσσας που μπορεί να φανεί ως απαιτητική ή συγκρουσιακή. Ο σεβασμός στην επικοινωνία σας δίνει θετικό τόνο στη συζήτηση και προάγει την επαγγελματική ατμόσφαιρα.
#4. Μπείτε στο θέμα
Στο σώμα του email σας, να είστε άμεσοι και να μπαίνετε στο θέμα. Αναφέρετε τον σκοπό του email σας με σαφήνεια και συντομία, αποφεύγοντας την περιττή ορολογία ή τις υπερβολικές λεπτομέρειες. Χρησιμοποιήστε σύντομες παραγράφους και κουκκίδες όταν παρουσιάζετε πολλές πληροφορίες, διευκολύνοντας τον παραλήπτη να διαβάσει και να κατανοήσει το μήνυμά σας.
#5. Κρατήστε το επαγγελματικό
Όταν γράφετε ένα επαγγελματικό email, είναι σημαντικό να διατηρείτε μια επίσημη και κατάλληλη για τις επιχειρήσεις γλώσσα. Αποφύγετε τη χρήση αργκό, emojis ή υπερβολικών θαυμαστικών. Βεβαιωθείτε ότι η γραμματική και η ορθογραφία σας είναι σωστές, καθώς τα λάθη μπορεί να μειώσουν τον επαγγελματισμό του μηνύματός σας.
#6. Παρέχετε σχετικό πλαίσιο και πληροφορίες
Εάν το επαγγελματικό email σας απαιτεί πλαίσιο ή αναφορές σε προηγούμενες συνομιλίες, δώστε μια σύντομη υπενθύμιση για να βοηθήσετε τον παραλήπτη να κατανοήσει το πλαίσιο του μηνύματός σας. Επιπλέον, συμπεριλάβετε τυχόν απαραίτητα συνημμένα αρχεία ή συνδέσμους και βεβαιωθείτε ότι είναι σχετικά με τον σκοπό του μηνύματός σας.
#7. Ζητήστε μια απάντηση ή ενέργεια
Εάν το επαγγελματικό email σας απαιτεί μια απάντηση ή μια συγκεκριμένη ενέργεια από τον παραλήπτη, καταστήστε σαφές αυτό το αίτημα. Χρησιμοποιήστε ευγενικές φράσεις όπως “Θα εκτιμούσα την ανατροφοδότησή σας μέχρι την Παρασκευή” ή “Παρακαλώ ενημερώστε με για τη διαθεσιμότητά σας για μια συνάντηση την επόμενη εβδομάδα”. Η σαφήνεια σχετικά με τις προσδοκίες σας αυξάνει την πιθανότητα έγκαιρης απάντησης.
#8. Υπογράψτε επαγγελματικά
Τελειώστε το επαγγελματικό email σας με ένα επαγγελματικό κλείσιμο, όπως “Με εκτίμηση”, “Με εκτίμηση” ή “Ευχαριστώ”. Ακολουθεί το ονοματεπώνυμό σας και οποιαδήποτε σχετικά στοιχεία επικοινωνίας, όπως ο αριθμός τηλεφώνου σας ή ο τίτλος εργασίας σας.
Ωστόσο, μια επαγγελματική υπογραφή του email αποτελεί βασικό στοιχείο της επικοινωνίας σας μέσω email. Μια καλά σχεδιασμένη υπογραφή email προσθέτει αξιοπιστία στο μήνυμά σας και διευκολύνει τους παραλήπτες να επικοινωνήσουν μαζί σας ή να μάθουν περισσότερα για το επαγγελματικό σας υπόβαθρο. Αποφύγετε τη χρήση υπερβολικά φανταχτερών ή ενοχλητικών στοιχείων στην υπογραφή του email σας και διατηρήστε την καθαρή και απλή.
#9. Διαβάζετε πριν πατήσετε το κουμπί Αποστολή
Πριν στείλετε οποιοδήποτε επαγγελματικό email, αφιερώστε λίγο χρόνο για να το διορθώσετε διεξοδικά. Ελέγξτε για ορθογραφικά λάθη, γραμματικά λάθη και οποιαδήποτε ασαφή ή διφορούμενη γλώσσα. Τα τυπογραφικά λάθη και τα σφάλματα μπορούν να κάνουν το μήνυμά σας να φαίνεται αντιεπαγγελματικό και μπορεί να οδηγήσουν σε παρεξηγήσεις. Εξετάστε το ενδεχόμενο να διαβάσετε το email σας δυνατά ή να ζητήσετε από έναν συνάδελφο να το ελέγξει πριν το στείλετε, καθώς τα φρέσκα μάτια μπορούν να εντοπίσουν λάθη που μπορεί να έχετε παραβλέψει.
#10. Σεβαστείτε την εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τον χρόνο απόκρισης
Η τήρηση της εθιμοτυπίας email είναι ζωτικής σημασίας για τη διατήρηση του επαγγελματισμού. Αποφύγετε τη χρήση όλων των κεφαλαίων γραμμάτων (καθώς μπορεί να εκληφθεί ως κραυγή) και απαντήστε εγκαίρως σε όλα τα επαγγελματικά emails, ακόμη και αν πρόκειται για επιβεβαίωση της παραλαβής ή για ενημέρωση του αποστολέα ότι θα απαντήσετε λεπτομερέστερα αργότερα. Η έγκαιρη επιβεβαίωση των emails δείχνει σεβασμό στο χρόνο του αποστολέα και συμβάλλει στη διατήρηση μιας θετικής επαγγελματικής σχέσης.
Με λίγα λόγια
Η εκμάθηση της τέχνης της σύνταξης ενός επαγγελματικού email είναι μια πολύτιμη δεξιότητα που μπορεί να ενισχύσει την αποτελεσματικότητά σας στην επικοινωνία στον επαγγελματικό κόσμο. Χρησιμοποιώντας σαφή γλώσσα, επίσημο τόνο και επικοινωνία με σεβασμό, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας αφήνουν θετική εντύπωση και συμβάλλουν σε επιτυχημένες επαγγελματικές σχέσεις. Ακολουθώντας τις κατευθυντήριες γραμμές που περιγράφονται σε αυτόν τον ολοκληρωμένο οδηγό θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι επαγγελματικά, έχουν αντίκτυπο και αντικατοπτρίζουν πραγματικά την επαγγελματική σας συμπεριφορά.
Διαβάστε επίσης – 10 ειδικότητες που χρειάζεται μία εταιρεία τεχνολογίας
